WebMail là gì?

WebMail là ứng dụng quản lý gửi, nhận email trực tuyến chạy trên nền tảng website và có thể sử dụng bằng nhiều loại thiết bị. Ngoài khả năng truy cập máy chủ email, chúng cũng cho phép người dùng làm việc trực tiếp với email như đọc, gửi và nhận thư.

1. Đặc điểm nổi bật của WebMail

Soạn thảo email: công cụ soạn thảo được hỗ trợ và đính kèm hình ảnh, tệp, email.

Hộp thư nhận mail (Inbox): quản lý tất cả thư được gửi đến, ngoại trừ các thư ở hộp thư Spam.

Hộp thư đi (Outbox): nơi chứa danh sách các lá thư đã được gửi đi.

Thư nháp (Draft): nơi lưu trữ những lá thư đang soạn thảo nhưng bị gián đoạn (mất kết nối internet, thiết bị mất nguồn). Ví dụ trong quá trình soạn thư, nếu bạn không lưu lại hoặc gửi đi, thư sẽ tự động lưu vào hộp thư nháp.

Hộp thư riêng: cho phép người dùng chủ động lưu trữ các email quan trọng hoặc theo chủ đề riêng. Đây là tính năng giúp quản lý hệ thống email trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt khi số lượng thư quá lớn và bạn cần tìm lại các email cũ.

Spam: nơi các email được đánh giá là nguy hiểm hoặc không an toàn được tự động chuyển đến. Hộp thư Spam có thể xóa theo định kỳ, vì vậy để tránh mất các thư quan trọng, bạn nên kiểm tra hộp thư Spam thường xuyên.

Bên cạnh đó, những chức năng cơ bản khác của các ứng dụng mail đều được tích hợp sẵn ở WebMail như tạo chữ ký riêng, thay đổi font chữ, đổi giao diện quản lý…

2. Lợi ích của việc sử dụng Webmail

Dễ dàng sử dụng: Giao diện WebMail cung cấp vô cùng cơ bản và không có quá nhiều khác biệt với các ứng dụng quản lý email hiện nay.

Backup: là tính năng không thể thiếu của email dành cho doanh nghiệp. Tính năng này làm giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu người dùng hoặc các sự cố mất dữ liệu.

Không cần dùng tới máy tính: WebMail cho phép người dùng truy cập từ bất kì thiết bị nào. Miễn là có kết nối internet và có thể dùng trên nhiều loại thiết bị khác nhau.

Khả năng tìm kiếm: Dễ dàng tìm kiếm email bằng từ khóa, rất tiện lợi khi số lượng email trở nên quá lớn.

Giới hạn lưu trữ: Nếu phải so sánh với các dịch vụ trên thị trường hiện nay thì WebMail đặc biệt có ưu thế về giới hạn lưu trữ khi cung cấp dung lượng miễn phí khá lớn.

3. Nhược điểm WebMail

Khi có rủi ro bất ngờ xảy ra, các hoạt động email có thể sẽ bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến người sử dụng.

Công ty có thể mất tất cả data email

Xuất hiện các quảng cáo gây khó chịu cho người dùng trong quá trình sử dụng

Thư Spam có thể khiến người dùng lo lắng

Quyền riêng tư về data

Địa chỉ Webmail thiếu chuyên nghiệp

4. Các tính năng của WebMail

Soạn email: chức năng này thực hiện công việc soạn thảo email mới. Bao gồm các công cụ hỗ trợ và khả năng đính kèm email.

Inbox: hộp nhận email từ người khác đến.

Outbox: hộp thư gửi đi là hộp thư kiểm tra lại các mail bạn đã gửi đi

Draft: đây là hộp thư nháp. Draft là nơi bạn muốn lưu lại mail đang soạn thảo. Hoặc khi bạn đang soạn thảo email mà có sự cố như mất mạng hay cúp điện thì email sẽ tự động được lưu vào đây.

Hộp thư riêng: bạn cũng có thể tự tạo cho mình hộp thư của riêng mình. Mục đích để lưu trữ lại những email quan trọng.

Spam: hộp thư này có nhiệm vụ giúp bạn chặn lại những email thiếu an toàn.