Triển khai phòng họp hội nghị trực tuyến

Để thiết kế lắp đặt một phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp, cơ quan cần sử dụng thiết bị phòng họp trực tuyến để tạo ra những phòng hợp trực tuyến tại các điểm. Tùy yêu cầu và quy mô của phòng họp trực tuyến sẽ có thiết kế và lắp đặt thiết bị khác nhau.

Doanh nghiệp đang băn khoăn không biết xây dựng và triển khai phòng họp trực tuyến thế nào, bao gồm những thành phần gì. Về cơ bản thì một phòng họp bao gồm các thành phần như bộ thiết bị họp bao gồm mic, camera, loa, máy tính, màn hình tivi hoặc máy chiếu, màn ghép. Ngoài ra phòng họp sẽ cần kênh truyền internet tốc đổ đảm bảo để kết nối tới server quốc tế hoặc server tại trong nước. Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu cụ thể từng thành phần một của phòng họp hội nghị trực tuyến.

Thiết bị phòng họp trực tuyến

1. Bộ thiết bị họp trực tuyến:

Khi mua một hệ thống phòng họp trực tuyến sẽ bao gồm:

  • Codec : Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh thông qua đường truyền.
  • Camera – Thu tín hiệu hình ảnh.
  • Microphone – Thu tín hiệu âm thanh.
  • Remote – Điều khiển từ xa
  • Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm

Trong một số trường hợp sẽ cần trang bị thêm MCU (Multi Control Unit).

2. Đường truyền mạng

Hệ thống thiết bị phòng họp trực tuyến hoạt động thông qua kết nối với đường truyền mạng. Để có thể bắt đầu cuộc họp. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Chính vì vậy, băng thông của đường truyền cũng phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định:

3. Màn hình hiển thị:

Màn hình giúp hiển thị hình ảnh các điểm cầu và nội dung chia sẻ. Bạn có thể sử dụng ti vi, màn chiếu…

4. Một số thiết bị hỗ trợ:

Ngoài ra tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và kích cỡ phòng họp mà cần trang bị thêm một số thiết bị hỗ trợ khác như: mic, loa, bộ khuếch đại, bảng điện tử, thiết bị lưu trữ.

Các bước xây dựng giải pháp và lắp đặt

Bước 1: Xác định nhu cầu kết nối bao nhiêu điểm

Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp để xây dựng mô hình phù hợp. Có hai mô hình chính là site to site (mô hình chỉ kết nối hai điểm) và Multisites (mô hình kết nối từ 3 điểm trở lên).

Bước 2: Xác định ngân sách đầu tư

Xác định được ngân sách sẽ giúp bạn xây dựng giải pháp nhanh chóng và lựa chọn thiết bị phù hợp nhất.

Bước 3: Khảo sát phòng họp

–    Xác định số lượng người tham dự:

Có thể chia ra các mức độ như sau:

  • Cá nhân: Đây có thể là giám đốc, trưởng phòng tham gia hội họp hoặc giáo sư giảng dạy từ xa… Giải pháp tối ưu tiết kiệm chi phí nhất là sử dụng phần mềm được cài đặt trên điện thoại, laptop hay máy tính bảng để tham gia cuộc họp.
  • Nhóm dưới 10 người: Có thể là một nhóm người tham gia họp giao ban giữa văn phòng chính và chi nhánh. Trong trường hợp này ta sẽ đầu tư thiết bị phần cứng chuyên dụng.
  • Nhóm trên 10 người: Trường hợp này nên chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến cao cấp có độ phân giải cao, khả năng  quay quét toàn cảnh, zoom cận cảnh rõ nét những người tham dự… Có thể gắn nhiều camera để quay ở những góc độ/vị trí khác nhau.

–    Diện tích phòng họp (dài ,rộng, cao)

–    Chất lượng phòng họp: độ sáng, độ vang, vọng khi nói chuyện, khả năng cách âm từ bên ngoài, loại trần, tường, loại bàn ghế…

Bước 4: Lựa chọn thiết bị

Việc lựa chọn thiết bị sẽ theo ngân sách và nhu cầu của khách hàng. Viettelco sẽ lựa chọn các thiết bị đảm bảo và chất lượng.

Bước 5: Lên giải pháp

Giải pháp hội nghị trực tuyến có thể là giải pháp chuyên dụng của các hãng như Polycom, Aver, Cisco,..hay kết hợp phần mềm và thiết bị phần cứng.

Giải pháp đáp ứng được nhu cầu của từng khách hàng cụ thể.

Bước 6: Xây dựng mô hình

Xây dựng mô hình lắp dặt, đấu nối và kết nối giữa các điểm cầu để đảm bảo hoạt động ổn đinh, chất lượng.

Bước 7: Demo

Tùy với nhu cầu Viettelco có thể demo cho khách hàng

Bước 8: Lắp đặt

Sau khi thống nhất phương án và chi phí, Viettelco tiến hành lắp đặt, cài đặt.

Top 5 camera hội nghị trực tuyến tốt nhất năm 2021

Hiện nay việc họp và đào tạo trực tuyến rất phổ biến đối với các doanh nghiệp, đơn vị giáo dục và cơ quan nhà nược. Để đảm bảo được chất lượng hình ảnh truyền tính hiệu tốt ngoài chất lượng đường truyền và phần mềm sử dụng thì thiết bị camera đóng góp một phần quan trọng.  Sau đây Viettelco xin liệt kê một số các dòng thiết bị camera tốt, chi phí hợp lý và được sử dụng nhiều trong hội nghị trực tuyến.

Camera Logitech PTZ PRO 2

Logitech PTZ Pro 2 là sự lựa chọn thông minh về thiết bị Webcam hội nghị truyền hình dành cho cho phòng học, hội trường và các phòng họp lớn hỗ trợ tối đa tới 20 người tham dự cùng lúc với cải tiến kỹ thuật tập trung vào độ phân giải hình ảnh sắc nét, khả năng tái tạo lại màu sắc vượt trội và độ chính xác quang học xuất sắc

Đặc biệt là khả năng tương thích với Skype for Business và Microsoft Teams. Đồng thời đạt các chứng nhận về khả năng tương thích với các ứng dụng phổ biến khác bao gồm BlueJeans, Broadsoft, Fuze, Lifesize Cloud, Vidyo vf Zoom.

Thông số kỹ thuật

  • Chất lượng video HD 1080p ở tốc độ 30 khung hình/giây
  • Tiêu chuẩn H.264 UVC 1.5 với công nghệ Mã hóa Video có thể mở rộng (SVC)
  • Tầm nhìn 90 độ
  • Quét ngang 260 độ, nghiêng 130 độ bằng động cơ
  • Tính năng thu phóng full HD 10X không bị mất dữ liệu được điều khiển từ xa
  • 3 vị trí camera cài đặt sẵn cùng với nút vị trí home
  • Điều khiển camera từ xa PTZ với các sản phẩm ConferenceCam trong các ứng dụng được hỗ trợ
  • Ống kính cao cấp của Logitech với tính năng lấy nét tự động
  • Khe khóa máy Kensington
  • Đèn LED xác nhận việc truyền phát video
  • Chân máy có ren tiêu chuẩn
  • Giá gắn camera, lên bàn hoặc lên tường

Logitech C920

Camera Logitech C920 là dòng sản phẩm rất được ưa chuộng với những tín đồ công nghệ. C920 cung cấp hình ảnh Full HD, trường hình 78 độ và điều chỉnh ánh sáng tự động. Bên cạnh đó, được trang bị mic kép cho âm thanh rõ ràng hơn. Với kích thước nhỏ gọn, Logitech C920 phù hợp với các giáo viên, học sinh, idol livestream,….

Thông số kỹ thuật:

  • Độ phân giải: 1080p30
  • Tự động lấy nét
  • Kính cường lực
  • Tương thích với win 7 trở lên.
  • MacOS 10.10
  • Chrome OS

Logitech cam BCC950

BCC950 là dòng camera phù hợp cho phòng hội nghị có quy mô nhỏ. Camera cung cấp hình ảnh Full HD, âm thanh chuẩn hội nghị với chất lượng vượt trội. Có góc nhìn 78 độ. đặc biết BCC950 có khả năng tự động lấy nét và cho ra chất lượng hình ảnh tốt nhất. Với thiết kế tất cả trong một, hỗ trợ cho việc tổ chức hội họp một cách nhanh chóng nhất.

Thông số kỹ thuật:

  • Xoay, nghiêng và zoom cơ động
  • Tích hợp loa ngoài đa hướng với phạm vi 8 feet
  • Độ phân giải full HD 1080p30
  • Trang bị remote điều khiển từ xa
  • Giắc cắm 3.5mm
  • 1 cổng USB 2.0

Logitech RIO

Logitech Rio hỗ trợ phát video với chất lượng cao, sắc nét mang đến trải nghiệm Ultra HD 4K với tốc độ 30 khung hình/giây. Với chất lượng tối ưu đó, người dùng có thể trải nghiệm tối đa các chức năng mà camera Rio mang lại. Đây là sự lựa chọn hợp lý cho các giáo viên thực hiện giảng dạy trực tuyến, các phòng họp có quy mô nhỏ từ 2-4 người.

Thông số kỹ thuật

  • Gọi video Utral HD 4K
  • Kết nối USB để sử dụng sau khi cắm.
  • Góc quay FOV là 90 độ, được tích hợp sẵn phần mềm tuỳ chỉnh góc độ.
  • Zoom 5x với chế độ Full HD
  • Khả năng lấy nét tự động.
  • RightLight 3 cho khả năng hiện thị tốt trong nhiều môi trường khác nhau.
  • Tích hợp mic đa hướng và loại bỏ tiếng ồn
  • Công nghệ cảm biến hồng ngoại.

Yealink UVC40

UVC40 được thiết kế sử dụng hiệu quả cho các phòng họp nhỏ và tập trung. Webcam UVC40 chiếm ít không gian hơn và giảm thiểu sự lộn xộn của cáp, sẵn sàng cho hội nghị truyền hình chỉ với cáp USB và giá đỡ treo tường. Chỉ cần gắn thiết bị bên dưới màn hình TV, trên tường hoặc mặt bàn và cắm thiết bị vào PC của bạn và sẵn sàng cho cuộc họp.

Với camera 20MP và ống kính góc siêu rộng 133°, UVC40 mang lại chất lượng video vượt trội. Cùng với nắp ống kính điện, các công nghệ AI bao gồm nhận diện khuôn mặt, bản địa hóa âm thanh và theo dõi loa,… cho người dùng những trải nghiệm hội nghị video thông minh hơn và an toàn hơn.

Thông số kỹ thuật

  • Trường nhìn 133 °
  • Camera 4x e-PTZ
  • Tự động tắt máy
  • Tính năng thông minh – Đóng khung tự động – Theo dõi loa
  • Cài đặt trước camera

 

TOP 5 phần mềm hội nghị trực tuyến miễn phí tốt nhất 2020

Phần mềm hội nghị trực tuyến cho phép giao tiếp trực tuyến cho các cuộc họp âm thanh, cuộc họp video và hội thảo, với các tính năng tích hợp như trò chuyện, chia sẻ màn hình và ghi âm. Các ứng dụng này được triển khai để cho phép liên lạc đường dài hoặc quốc tế, tăng cường hợp tác và giảm chi phí đi lại. Nhân viên ở mọi cấp trong tổ chức có thể sử dụng các công cụ hội nghị video để tổ chức hoặc tham dự các cuộc họp ảo với các nhân viên, đối tác công ty hoặc khách hàng, bất kể người tham dự ở đâu.

Các giải pháp hội nghị truyền hình loại bỏ nhu cầu tham dự trực tiếp trong cả hai cuộc họp nhanh và các cuộc họp quan trọng, thêm sự thuận tiện cho lịch trình hàng ngày cho tất cả những người liên quan, cải thiện mối quan hệ khách hàng và đảm bảo liên lạc cởi mở và nhất quán giữa các nhóm.

Sau đây là danh sách 5 phần mềm hội nghị trực tuyến miễn phí tốt nhất.

  1. Zoom meetings

Zoom meetings cung cấp giải pháp nhắn tin và hội nghị video cho máy tính để bàn và thiết bị di động, nhằm mục đích rất nhanh chóng và dễ dàng để thiết lập và cung cấp một loạt các tính năng có thể mở rộng.

Nó không chỉ cung cấp video và âm thanh HD mà còn có thể hỗ trợ tới 1.000 người tham gia cùng lúc và tối đa 49 video trên một màn hình, mặc dù các cuộc tụ tập lớn như vậy có lẽ phù hợp nhất với màn hình lớn.

Các cuộc họp có thể được lưu cục bộ hoặc vào đám mây, cùng với bảng điểm có văn bản có thể tìm kiếm để làm việc. Ngoài ra, cộng tác được tích hợp với khả năng cho người tham gia chia sẻ màn hình của họ và làm việc cùng nhau để cung cấp ghi chú của riêng họ theo yêu cầu.

Trên hết, tính năng trò chuyện nhóm này cho phép chia sẻ tệp, lịch sử có thể tìm kiếm và lưu trữ mười năm. Các cuộc họp cũng có thể được chuyển thành các cuộc gọi một-một.

Bảo mật được tích hợp sẵn, sử dụng mã hóa TLS 256 bit cho cả cuộc họp và tệp được chia sẻ và lập lịch tự động có thể được thực hiện từ Gmail, Outlook và iCal.

Thậm chí tốt hơn là có một tầng miễn phí giàu tính năng có sẵn và có thể chứa tới 100 người trong tối đa 40 phút, nhưng để bao gồm các công cụ bổ sung cho quản lý nhóm và giá quản lý bắt đầu ở mức 14,99 đô la một tháng, tăng lên 19,99 đô la mỗi tháng lưu trữ cho các gói doanh nghiệp và doanh nghiệp dành riêng.

Tham khảo phần mềm Zoom tại đây.

  1. Skype

Skype rất giống một cái tên quen thuộc, nó sẽ đóng vai trò là sức hút mạnh mẽ từ nhiều người. Mặc dù công cụ trò chuyện video của Microsoft thường được coi là ít hơn một cách giữ liên lạc với bạn bè và gia đình, ứng dụng đa nền tảng cũng hỗ trợ gọi video nhóm cho tối đa 50 người.

Skype cũng có thể được sử dụng trong trình duyệt, rất phù hợp để trò chuyện với mọi người mà không cần cài đặt ứng dụng – bạn chỉ cần mời họ tham gia bằng địa chỉ email của họ.

Như bạn hy vọng, có một tùy chọn chia sẻ màn hình và để dễ tập trung hơn vào người bạn đang nói chuyện, có khả năng tự động làm mờ nền. Các tính năng tiện dụng khác bao gồm phụ đề trực tiếp các cuộc hội thoại và khả năng ghi lại các cuộc trò chuyện.

Nếu bạn cần có các cuộc họp video có sự tham gia của nhiều người hơn, Skype for Business là một bản nâng cấp trả phí. Đối với phí mỗi người dùng hàng tháng thấp, bạn có được hỗ trợ cho các cuộc trò chuyện với tối đa 250 người tham gia, tích hợp Office và các tùy chọn bảo mật mạnh mẽ hơn.

Tham khảo phần mềm Skype tại đây.

  1. 8×8 Video Meetings

Đối với một phần mềm miễn phí, 8×8 Video Meetings có một loạt các tính năng ấn tượng. Thứ mà hầu hết người dùng sẽ chuyển sang ngay lập tức là tích hợp ứng dụng lịch. 8×8 Video Meetings có các tiện ích mở rộng trình duyệt tùy chỉnh cho Chrome và Firefox và các plugin cho Lịch Google và Office 365, bất kỳ tiện ích nào bạn có thể sử dụng để nhanh chóng lên lịch các cuộc họp và mời người tham gia.

Trong các cuộc họp, bạn có thể dễ dàng chia sẻ màn hình của mình, trò chuyện với những người tham gia khác hoặc giơ tay để báo hiệu rằng bạn có câu hỏi hoặc muốn có cơ hội để nói lên. Bạn cũng có thể ghi lại bất kỳ cuộc họp hoặc tạo một luồng trực tiếp, ngay cả khi không đăng ký trả phí. Tính năng nâng cao duy nhất mà Cuộc họp video 8×8 bị thiếu là chức năng khảo sát trong cuộc họp, mặc dù chúng tôi đã thấy chức năng này miễn phí trong bất kỳ phần mềm hội nghị video nào.

Điều đặc biệt tốt về 8×8 Video Meetings là bạn không bỏ lỡ các tính năng chính với gói miễn phí, vì việc nâng cấp chủ yếu phục vụ để mở khóa lời nói thành văn bản để sao chép. Khiếu nại nhỏ duy nhất là thiếu chi tiết về bảo mật nền tảng.

Tham khảo phần mềm 8×8 Video Meetings tại đây.

  1. Cisco Webex Meetings

Với thương hiệu Cisco, kỳ vọng cho Cisco Webex Meetings là rất cao và điều đó không gây thất vọng. Mặc dù có nhiều gói khác nhau dành cho Webex Meetings, nhưng trong hầu hết các trường hợp, phiên bản miễn phí sẽ ổn. Điều này cho phép bạn tổ chức các cuộc họp video HD với tối đa 100 người tham gia và tận dụng các tùy chọn như chia sẻ màn hình và phòng trò chuyện riêng tư.

Khi bạn đăng ký tài khoản, bạn được chỉ định một URL cá nhân có thể được sử dụng để quản lý tất cả các cuộc họp của bạn, lên lịch các hội nghị video và truy cập vào bản ghi bạn đã thực hiện.

Khi nói đến việc tổ chức một cuộc họp video, bạn có thể lựa chọn giữa việc sử dụng ứng dụng Cuộc họp Webex hoặc chỉ gắn bó với trang web, mặc dù có thể lập luận rằng các ứng dụng trên máy tính để bàn mang lại trải nghiệm mượt mà hơn. Ngoài ra còn có các ứng dụng di động có sẵn.

 

Gói miễn phí bao gồm 1GB dung lượng lưu trữ đám mây, các cuộc họp không giới hạn với độ dài không giới hạn và khả năng tạo các bản ghi MP4 của chúng. Bảo mật được phục vụ cho mã hóa TLS 1.2 và AES 256 bit và được hỗ trợ bởi bí quyết mạng của Cisco có nghĩa là hiệu suất rất ấn tượng.

Tham khảo phần mềm Cisco Webex Meetings tại đây.

  1. Google Hangouts

Google Hangouts Meet chỉ khả dụng cho khách hàng của G Suite, nên nó hoàn toàn không miễn phí, không giống như dịch vụ Google Hangouts cơ bản – mặc dù đáng chú ý là Google có kế hoạch bắt đầu chuyển người dùng sang Google Hangouts Chat.

Hangouts là một công cụ rất đơn giản hỗ trợ trò chuyện với tối đa 150 người, nhưng các cuộc gọi video chỉ có tối đa 10 người tham gia. Có rất ít trong cách lựa chọn, nhưng đây là về tốc độ và sự thuận tiện. Hangouts có thể được sử dụng trong trình duyệt của bạn và có các ứng dụng có sẵn cho Chrome OS, iOS và Android.

Trước sự bùng phát của coronavirus, dẫn đến một số lượng lớn người dân lựa chọn hoặc bị buộc phải ở nhà. Google đã phản hồi bằng cách giúp mọi người trên khắp thế giới dễ dàng hơn và tìm hiểu từ xa, cung cấp khả năng Gặp gỡ Hangouts mở rộng cho người dùng G Suite và G Suite for Education miễn phí. Cho đến ngày 1 tháng 7 năm 2020, các tính năng cấp doanh nghiệp như cuộc họp lên tới 250 người, ghi vào Google Drive và nhiều tính năng khác có sẵn miễn phí.

Tham khảo phần mềm tại Google Hangouts đây.